欢迎光临上海工衡实业有限公司官网
电话:021-57806118                 手机:13564256787           邮箱:xingui@shgongheng.com

工衡家具
Industrial scale furniture
新闻动态
档案工作与档案管理机构
来源: | 作者:www.shgongheng.com | 发布时间: 1162天前 | 827 次浏览 | 分享到:


档案的产生、管理、利用是一种广泛而普遍的社会现象,它涉及社会生活的方方面面,横联百业,纵贯古今。围绕着档案的产生、管理、利用,形成了涉及面极广,专业性较强的档案工作。正是有了档案工作,人类才能在传承中发展,在发展中延续。档案工作肩负着维护历史的本来面貌,传承历史遗产,维系着人类社会的过去、现在与未来的重大使命。

一、档案工作的内容、性质、特点和原则

档案工作有广义与狭义之分,广义档案工作指的是档案事业管理,它是以管理和开发国家档案信息资源为手段,为国家各项事业和社会各界服务为宗旨的一项国家事业:狭义档案工作是指档案实体管理工作,它是以档案为管理对象进行科学管理。

(一)档案工作的内容

1.档案资源管理工作

档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案,并为社会各项事业提供档案信息服务的工作,它包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、开发利用及数字化加工等环节,这是档案部门最基础的业务工作。

2.档案行政管理工作

当案行政管理是指各级各类档案行政机构以国家各项建设事业的需要为目标,以档案法律法规为准则,按照“统一领导、分级管理”的原则,依法对本行政区域、本系统、本部门以及下属机构的档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导,并不断协调档案事业系统的内部和外部关系,促进档案事业的发展,为国民经济和社会发展服务。

3.档案宣传法制工作

档案宣传是向社会传播普及档案和档案工作有关法律法规和相关的知识、信息,从而增强社会的档案意识,扩大档案工作的社会影响,促使社会各方面关心、重视和支持档案工作,使档案事业能与其它社会事业协调发展并有效为社会服务。

4.档案教育工作

培养和造就档案专业人才是档案事业可持续发展的重要条件。档案教育包括学历教育和在职培训两个方面。学历教育有中专、大专、本科、硕士、博士五个层次。在职培训有岗位培训和继续教育两个层次。

5.档案国际合作与交流工作

与国际档案界合作交流是我国档案事业的重要组成部分,是发展我国档案事业的外部条件。通过与国际档案界的合作与交流,我们可以学习借鉴国外有益的经验,同时也可以增进世界各国对我国档案事业的了解,共同推进国际档案事业的发展。

6.档案科技工作

档案科技工作包括档案科学研究和档案技术开发推广两个方面。档案科学研究是指总结我国档案事业发展建设的经验,批判和继承中外档案理论遗产,探索我国档案管理运动规律以及档案管理现代化理论与方法,从而指导档案管理实践的工作。档案技术开发推广,是指研究发明或创新档案管理技术,并应用于档案管理实践的工作。

(二)档案工作的性质

档案工作是管理档案和开发档案信息资源为社会各项活动服务的工作。就其性质来说,是一项管性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。

1.档案工作的管理性

档案工作管理性包括以下两方面的意思:

①档案工作实质上就是档案管理工作,它有自己的管理对象、管理理论与方法。档案工作的管理对象就是档案,管理的目的是维护历史真实面貌,开发档案信息资源为社会服务。

②档案来源于社会实践活动,档案管理是整个社会管理系统的一个组成部分,与各项社会管理事业有着不可分割的关系。从机关档案管理来说,它是机关行政管理的组成部分;从企业档案管理来说,它是企业管理的组成部分;从国家宏观管理来看,国家管理机器的正常运转,民族文明的传承和经济与社会的进步都与档案工作紧密相连,国家档案管理是国家事务管理大系统的不可缺少的组成部分。

2.档案工作的服务性

从档案工作在整个社会活动中所起的作用,以及档案工作与社会各个行业的关系来说,服务性是档案工作的基本属性之一,档案工作属于信息服务行业,这是档案工作的宗旨和赖以生存与发展的基础和动力。

3.档案工作的政治性

档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中体现。古往今来档案工作都是为一定的阶级所掌握,为一定的社会制度和一定的阶级利益服务的。社会主义档案工作的服务方向就是要为建设有中国特色社会主义各项事业服务。档案工作的机要性也是档案工作政治性表现之一。

4.档案工作的科学性

档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作,无论是自然科学还是社会科学研究,都需要利用档案资料,现代科学管理活动也必须以档案信息作为分析管理现状和预测管理发展的重要依据。

5.档案工作的文化性

档案工作特别是档案馆工作,在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。档案馆工作的文化性主要表现在以下四个方面。①档案是社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用。②档案馆具有传播文化知识与信息的作用。③档案馆具有社会文化教育作用④档案馆具有发展科学文化的作用。

(三)档案工作的特点

1.社会性与专门性

档案工作的社会性有两方面含义,一是档案工作与社会环境有着普遍、密切的联系,社会发展总体水平制约着档案工作的状态和水平,从这个意义上说,一个国家、地区的档案工作的状态和水平,可以成为衡量该国家、地区社会总体文明程度的标志;二是档案工作只有与社会发展需求联系起来,积极投身于社会,服务社会,满足社会各行各业以及广大民众对档案的需求,档案工作才能获得生机和活力,档案事业才能获得发展的根本动力。这是档案工作的特点,也是档案工作的基本规律。档案工作是一项专门性工作,它有专门的管理对象、专业理论技术与方法、专业工作程序、业务管理目标,因而从业人员必须具备一定的专业素质。

2.重要性和辅助性

档案工作是党和国家一项重要的事业,它为传承延续历史文明而积累档案,为维护党和国家真实历史面貌而保管档案,为国家的政治、经济、科学、文化各项工作以及人民大众服务而提供档案;其深刻的历史意义和重要的现实意义是不言而喻的。但同时它又是一项辅助性事业。尽管档案工作很重要,但在现实社会生活中,它主要是起一种辅助性的作用。

3.连续性和繁重性

连续性是任何一项规模较大工作的共同特点,但档案工作的连续性表现得更为突出。档案工作的各项具体内容和各个工作环节之间具有极强的连续性,档案的收集、整理、鉴定、保管、开发利用形成一个环环相扣,步步相连的工作系统。每一环节的内容步骤都对其它工作环节步骤乃响档案管理水平和档案事业的发展等等。正由于档案工作连续性强,使档案工作具体而繁琐,工作周期长,工作量大。

4.隐蔽性和滞后性

隐蔽性与滞后性是指档案工作效益的隐蔽性与滞后性。档案工作效入规益的隐蔽性是指投入的清晰性与收益的模糊性。即社会对档案工作的教入无论在时间上还是数量上都是明晰的、可计的、直接的,而档案部门对社会的贡献,即在提供档案为社会服务过程中所产生的效益却是比较模糊的,难以计量的、间接的。这种投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾,形成了档案工作效益隐蔽性的特点。而档案工作滞后性主要指档案工作效益在时间上具有延迟性。虽然档案工作效益是滞后的,但它同时是长效的,即投资档案工作能在长时期内连续收益,历史保存下来的档案今天仍可发挥作用,而今天保存的档案将来还会发挥作用。

(四)档案工作的选择

我国档案工作基本原则是由三个互相联系的有机组成部分构成。《中华人民共和国档案法》规定:我国档案工作的基本原则是“统一领导、分级管理,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”

统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则和管理体制;维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求;便于社会各方面利用,满足社会对档案的需要,是档案工作的出发点和最终目的,是档案管理工作服务性的必然要求,也是检验档案工作的重要标准。

这三项基本原则是辩证统一的有机体。统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理的组织保证就不可能有档案的完整与安全,便于社会各方面利用的目的也很难实现;维护档案完整与安全是手段,没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用;便于社会各方面的利用是目的,离开了这个根本目的,维护档案完整与安全也就失去了意义和方向。

二、档案管理机构

档案管理机构有档案室和档案馆两种。

(一)档案室档案室是我国档案事业体系中分布最广、数量和种类最多的基层档案组织。根据所管理的档案内容和形式的不同,档案室可分成以下几种: 1.文书档案室。 文书档案室是党政机关、团体、学校等设置的负责统一管理本机关单位党、政、工、团等组织形成的文书档案的机构。 2.科技档案室。 科技档案室是管理科技档案的专门档案室。工厂、矿山、设计院、科研所等单位一般都设有科技档案室。 3.音像档案室。 音像档案室是专门管理影片、照片、录音录像带等特殊载体的档案室。电影、电视、新闻、广播等单位一般都设有音像档案室。 4.人事档案室。 人事档案室是机关单位组织人事部门设立的专门管理所属工作人员人事档案的机构。由于人事档案自身的特殊性,一般都附于组织人事部门而与其它各类档案分开管理。 5.综合档案室。 这是机关单位建立的,以统一管理本机关单位全部或多种门类档案的综合性档案管理机构。由于这种管理模式在统一整合、开发利用档案信息资源,减少机关内部机构设置、节省人财物投入方面有一定的优势,因而被越来越多的单位接受。 6.联合档案室。 这是由性质和办公地点相近的若干机关单位联合设立的统一管理各个机关单位档案的档案室。如一个地区、特别是同一市区内的各委办局联合设立一个档案室。这种档案室对档案采用集约化管理,不仅符合精简机构,提高效能的原则,而且有利于减少档案重复,优化室藏。 7.档案信息中心。 这是在原有的档案、图书、情报机构基础上设立的,将档案、图书、情报实行一体化管理的管理机构,一些大型企业单位往往设有档案信息中心,这种模式有利于各种信息资源的共建共享。

(一)档案馆档案缩类型繁多,按照不同的划分标准,可分为不同类型的档案馆。

1.综合档案馆。 综合档案馆是按照行政区划或历史时期设置的、收藏和管理规定范围内多种门类档案的国家档案馆。按行政区划设置的有中央档案馆和各省(自治区、直辖市)、市、县(市、区)级综合档案馆:按历史时期划分的有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆。国家综合档案馆数量众多,是我国国家档案馆和档案事业的主体。 2.专门档案馆。 专门性档案馆是按照国家规定收藏和管理指定范围的专门档案的国家档案馆。专门的含义有两个,一是指档案内容所反映的职能和领域的专门性;二是指档案载体形式的特殊性。前者如中国现代文学馆、测绘档案馆、气象档案馆、城市建设档案馆等;后者如中国照片档案馆、中国电资料馆等。 3.部门档案馆。 部门档案馆是专业主管部门按照国家规定设置的收藏管理本部门档案的档案馆。如外交部档案馆、交通运输部档案馆、公安部档案馆、邮电档案馆等。 4.企业档案馆。 企业档案馆是按国家规定收藏和管理本企业档案的档案馆。它所收藏的档案种类繁多,但又以科技档案为主,因而它具有综合性和专业性兼有的特点。如南平造纸股份有限公司档案馆。 5.事业档案馆。 事业档案馆是事业单位按照国家规定收藏和管理本事业单位档案的档案馆。如厦门大学档案馆。

本文旨在帮助新接触档案的工作人员初步了解档案工作和档案管理机构,但具体还需在实践中领会。